TUONOSEN SUKUSEURA ry PÖYTÄKIRJA
Hallituksen kokous
Aika la 23.05.2015 klo 13.15
Paikka Timanttitalo, Kajoontie 8, Juuka
Läsnä Sippo Ryynänen, Martti Puumalainen, Valma Gröhn, Liisa Laasonen, Sari Nevalainen, Taisto Juhani Tuononen, Erkki Tuononen, Aimo Holopainen
Poissa Kaija Oksanen
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Sippo Ryynänen avasi kokouksen.
2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
3. Kokouksen työjärjestys
Hyväksyttiin muutoksitta. Tässä vaiheessa esitettyjä uusia asioita sovittiin käsiteltäväksi kohdassa 10 Muut asiat.
4. Hallituksen edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen
Hyväksyttin muutoksitta.
5. Sukutietojen luovuttaminen – periaatteet (Taisto Juhani)
Taisto Juhani alusti sukutietojen luovuttamisen periaatteita todeten, että mitä syvemmälle asiassa paneudutaan, sitä ongelmallisemmaksi toiminnan periaatteet tulevat (liite 1). Periaatteessa sukututkimusta voi tehdä kuka tahansa. Ongelmana on tietojen luovutus, koska yhtään nimeä ei saa antaa ulos muuhun kuin sukututkimuskäyttöön.
Jos siis käytännössä joku pyytää tietoja, tulee pyytäjälle ilmoittaa, että tiedot on tarkoitettu sukututkimuskäyttöön ja korostettava, ettei tietoja saa luovuttaa edelleen.
Todettiin, että perustana tietojen luovutuksesta koskevalle maksulle on oltava se, että maksun on katettava kulut, joita on aiheutunut ko. tietojen hankinnasta ja toimittamisesta
Tietojen keräämisesestä sovelletaan seuraavia periaatteita
1. Nimet ja osoitteet saa kerätä esim. kokouksen osanottajista
2. Ne tiedot, joita ei saa julkaista, ei kerätäkään. Koetettava löytää positiivisia näkökohtia, mikä ratkaisevaa kerättäville tiedoille.
Sukukirjan tarkastusvaiheessa pyydetään yhteyshenkilöiltä mahdolliset epäämiset.
Sippo mainitsi, että Teuvo Ikonen Sukuseurojen liitossa on luomassa tietojen luovutuksia koskevia sääntöjä.
Tämän hetken tilanteesta Taisto Juhani mainitsi, että Kaija Oksasen toimittamat laput ovat täydellisimpiä. Kirjaa varten on nyt n. 6500 nimeä löydettävissä sukutiedoista.
6. Kotisivujen tilanne
Sivujen kehittämisen osalta sovittiin, että Liisa pohtii, mitä tehtäisiin ja miten kehitettäisiin .Aimo toimittaa hallituksen edellisen vuoden pöytäkirjat päivitettäväksi kotisivuille.
Kotisivujen jakaminen siten, että hallitukselle tulee omat sivut ja jäsenille omansa tuottaa jakamisen suhteen atk-teknisiä ongelmia Timolle. Hallituksen osalta ratkaisu on se, jonka Taisto Juhani on informoinut sähköpostissa. Käyttäjätunnus siis ”hallitus” ja salasana ”hallitus2015”.
Mahdollinen ratkaisu jäsenistön käyttäjätunnus/salasana -ongelmaan voisi tapahtua hallinnoinnin osalta SSHYn kautta siten, että SSHY lähettää määräajoin salasanan.
Keskusteltiin siitä, olisiko mahdollista saada kotisivuille vielä infoa kesätapahtumasta siten, että saadaan Timanttitalo näkyviin; Liisa toimittaa kuvan Taisto Juhanille.
7. Sukuviirit, lippikset, mukit ym.
Tuonos-suvun logolla varustettuja mukja tilattu Taiston toimesta 50 kpl. Mukin yksikköhinta 8 € / kpl. Myyntihinnaksi sovittiin 15 € / kpl. Mukit tulevat myyntiin kesätapahtumassa
Lippiksiä ei toistaiseksi tilata.
Sovittiin lisäksi, että hallituksen jäsenet esiintyvät kesätapahtumassa logolla varustetussa T-paidassa. Paidan hinta n. 20 € / kpl. Taisto Juhani hoitaa paitatilauksen ja tuo paidat kesätapahtumaan.
8. Kesäseminaari
Kesäseminarin ohjelmasta ja työnjaosta sovittin seuraavaa:
1. Hallituksen on tarpeen tulla paikalle klo 9.
2. Ilmoittautumisia ottavat vastaan Erkki ja Aimo; ilmoittaumisen yhteydessä tiedustelu, osallistuuko kiertoajelulle.
3. Osanottajien nimilaput ja neulat tuo Sari; laput osanottajille ilmoittautumisten yhteydessä
4. Kaija toimii juontajana
5. Tilaisuus alkaa Martin n. 20 minuuttia kestävällä alkuhartaudella kodassa; aloittamisen aikahaarukka tilanteen mukaan klo 10 – 10.15. Martti tuo laulujen sanat
6. Valma huolehtii paikalle n. 10 jakkaraa + muutaman penkin
7. Kahvilipun hinta on 5 €, ruoka-kahvilipun hinta 15 €
8. Myytäviä tuotteita tilausten perusteella: paita 30€ (postikulut tarkistettava), pipo 15 € ja mukien myynti tapahtumassa. Liisa tuo Laiska Koira-yhtyeen CD Helmi
9. Ohjelma esitysten osalta tiedotteen mukainen (Sippo, Taisto Juhani; tapaamset sukuhaaroittain); lisäksi Sippo kyselee Keräsen Jussia mahdollisen esityksen pitäjäksi
10. Ruokailu klo 11, kahvittelu klo 13.30 alkaen
11. Kiertoajelu klo 14-17 yhdellä bussilla, mukaan ilmoittautumisjärjestyksessä
9. Kevättiedote
Kevättiedote saatettin hallituksen toimesta postituskuntoon (nidonta + postimerkittäminen) ennen varsinaista hallituksen kokousta (klo 12.30 -13.15)
10. Muut mahdolliset asiat
Valma ilmoitti tilitilanteen 19.5.2015: 3082.01 €.
Sukuseuran maksaneiden jäsenten lukumäärä on 204.Tilanne tarkistetaan syksyllä mm. uusien jäsenien osalta.
Sovittiin, että Taisto Juhani voi hävittää sukuseuran hallussa olevat paperiset sukuseuran tarpeisiin laaditut paperit. Oleelliset sukutaulua koskevat tiedot ovat löydettävissä koneelta.
-
Seuraava kokous
Seuraava varsinainen kokous sovttiin pidettäväksi la 26.9 klo 12.00 alkaen Joensuussa Kansalaistalossa. Sihteeri huolehtii tilan varauksesta.
-
Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.